服务类合同续签风险提示

本期所指服务类合同续签，特指通过一次招标程序确定最长三年履约期限，并依约逐年续签的情形。

一、核心风险提示

风险1：续签条件不明确或履约评价缺乏客观、可量化标准，可能导致续签程序流于形式，或评估结果有失公正；

风险2：未履行续签审批流程或续签前缺乏综合评估，可能影响程序规范性和续签质量；

风险3：合同续签办理不及时，可能导致项目陷入“合同空窗期”，引发履约及运营风险；

风险4：采购文件或合同中未明确价格调整相关条款，可能导致因客观因素需调价并续签时缺乏调价依据。

二、关键管控措施

1.明确续签条件与程序。建议归口管理部门根据《北京大学深圳医院合同管理办法》（北大深医〔2024〕1号）及相关内部控制管理要求，明确续签必要条件和程序，如：（1）原合同到期日前至少三个月，由归口管理部门对供应商开展履约评价，并出具履约评价报告；（2）核查供应商信用状况、资质文件有效性、是否满足续签条件等，合同续签需同时满足①供应商履约评价等级须为优秀或良好；②采购申请时已明确原合同为长期服务合同，且在续签年限内；③履约期间不存在《深圳市财政局政府采购供应商信用信息管理办法》规定的严重违法失信行为记录信息、一般行政处罚信息和一般违法失信行为记录信息；（3）归口管理部门提出续签申请，经科室民主管理小组讨论，视项目情况报分管院领导或院长办公会、院党委会会议审定。

2.严控续签时间节点。建议明确合同经办人为办理合同续签的第一责任人，充分利用合同系统预警功能，定期查看处理预警信息，确保在原合同到期日前至少三个月启动续签审批流程，保障合同管理的连续性与稳定性。

3.完善价格调整机制。建议在采购文件中事先明确续签价格调整条款，如限定中标价格禁止上浮，或设定续签项目总价格下调X%的固定比例，或约定合同期内若同类产品市场均价下降超过X%时，双方可重新协商价格等，以此有效管控项目全生命周期成本，规避后续调价争议。

三、相关政策依据

《中华人民共和国政府采购法》（2014年修正）、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）、《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）、《深圳经济特区政府采购条例》（2019年修正）等法律法规及政策性文件。

四、典型案例分析

【案例一】

案例描述：甲单位在IT系统运维服务采购中采用“一招三年”模式，招标文件约定合同“一年一签”，但未明确具体续签条件。根据甲单位内部管理制度，续签应以履约评价合格为前提。首年合同履行结束后，甲单位通过主观综合判断将A公司履约情况评定为“优秀”，并据此办理了续签。然而A公司在第一年合同期内因另一起政府采购项目存在串标行为，已被列入“政府采购严重违法失信行为记录名单”，且正处于行政处罚期内。

案例分析：甲单位在续签过程中存在制度设计与执行层面的双重缺陷。在制度层面，甲单位未明确续签条件与标准，未将供应商持续满足法定资格作为强制性审查要求，也未建立诚信核查机制；在执行层面，履约评价缺乏客观、可量化标准，评价过程流于形式，可能导致评价结果无法真实反映供应商履约质量与合规状况。上述管理漏洞致使甲单位在未识别供应商重大失信行为的情况下仍与其续约，可能导致合规与履约风险。

【案例二】

案例描述：乙单位在保安服务采购中采用“一招三年”模式，招标文件约定合同“一年一签”。首年度合同期满前，因乙单位内部审批流程推进滞后，未及时启动合同续签程序，导致原合同到期后未能与供应商B公司签订新一期书面合同。在此期间，应乙单位要求，B公司继续提供了为期5个月的保安服务。由于缺乏有效书面合同作为支付依据，乙单位财务部门暂缓款项支付，最终通过启动事后合同补签流程及支付说明程序弥补前期缺陷。

案例分析：乙单位未建立有效的合同到期预警与续签跟踪机制，导致合同衔接出现“空窗期”；在无书面合同期间接受B公司服务已形成事实合同关系，但因缺乏明确的权利义务约定，可能引发财务支付受阻、程序合规性存疑等风险，且事后补签合同虽具有法律效力，但无法改变前期程序合规问题。若确需因特殊情况启动补签程序，需重点把控合同补签的合理性及程序的合规性，需通过书面说明（如会议纪要）解释延迟续签的原因、事实服务的必要性及履约确认情况，避免因程序问题引发二次合规风险。